Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
В настоящее время электронная форма взаимодействия между работником и работодателем становится все более значимой и актуальной. Благодаря использованию электронных средств, работники и работодатели могут установить более оперативную коммуникацию, облегчить передачу документов и повысить эффективность работы. Переход на электронный документооборот осуществляется в соответствии с положениями статей 22.1 – 22.3 ТК РФ.
Взаимодействие посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника (за исключением случая приема на работу лиц после 31.12.2021, у которых по состоянию на 31.12.2021 отсутствует трудовой стаж). При этом отсутствие согласия работника на взаимодействие посредством электронного документооборота признается отказом работника от такого взаимодействия с работодателем.
Взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляются работником или лицом, поступающим на работу, путем использования государственной цифровой платформы «Работа в России» либо иной информационной системы работодателя. Работодатель самостоятельно определяет, какую систему использовать.
Такая система должна обеспечивать защиту персональных данных и отслеживание действий работника. В случае трудового спора работодатель сможет подтвердить факты отправки, доставки документов, работы с документом для конкретного пользователя.
При создании электронных документов применяются Единые требования к составу и форматам электронных документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, утвержденные приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н.
Для ведения электронного документооборота работодатель может использовать усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронные подписи , а для сотрудников доступна простая электронная подпись, если заключено соглашение по ее использованию (ст. 22.3 ТК РФ).
Электронные подписи приобретаются за счет работодателя. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.